จดหมายสมัครงาน
โดย กองบรรณาธิการ

การส่งจดหมายสมัครงาน ดูเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับใครหลายๆคน ทั้งที่จริงๆแล้วเอกสาร และเนื้อความที่จำเป็นต้อง ใส่ต้องเขียนลงไปในจดหมาย ก็ไม่ได้มีความสลับซับซ้อนหรือยืดยาวอะไรมากมายนัก

คงเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่า การส่งจดหมายสมัครงานอย่างไร จะการันตีได้ว่าจะได้งานแน่ แต่ถ้าเอาแค่ว่า เขียนอย่างไรถึงน่าจะมีโอกาสได้รับการพิจารณา ก็พอจะมีแนวทางบอกไว้อยู่บ้าง วันนี้เราจึงจะมาพูดถึงเรื่องนี้กันดูว่า ข้อควรพิจารณาหลักๆ ในการส่งจดหมายเพื่อสมัครงานนั้น มีอะไร…?

 

ก่อนอื่นต้องทราบก่อนว่าปัจจุบัน การส่งจดหมายสมัครงานโดยทั่วไปมีอยู่ 2 วิธี คือการเขียนผ่านกระดาษ กับการเขียนผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ การจะเลือกส่งจดหมาย ประเภทใดนั้นขึ้นอยู่กับว่าบริษัท ที่คุณสมัครงานเขาแจ้งความประสงค์เอาไว้แบบไหน หากเขาไม่ได้ระบุไว้เป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง คุณก็ควรจะเลือกเอาตามความเหมาะสม และตามความถนัดของคุณเอง เพราะฉะนั้น ก่อนจะส่งจดหมายสมัครงานออกไป อย่างแรกที่ต้องทำก็คือ ตรวจสอบให้ดีว่าจะส่งไปเป็นจดหมายประเภทใด และเมื่อเลือกประเภทของจดหมายแล้ว ต่อมาก็คือการเขียนหนังสือแนะนำตัว มีคำแนะนำในข้อนี้ว่า ควรจะขยันขึ้นอีกสักหน่อย โดยก่อนที่จะเริ่มเขียนกันเป็นเรื่องเป็นราว คุณน่าจะทดลองร่างแบบฟอร์ม และลำดับการนำเสนอสิ่งที่จะเขียนลงในจดหมาย ไว้ในหัวหรือเขียนร่างลงในกระดาษ เพื่อว่าการลงมือเขียนจริงจะได้เป็นไปได้อย่างราบรื่นเป็นลำดับขั้นตอนและครบถ้วนสมบูรณ์ เพื่อให้จดหมายของคุณมีประสิทธิภาพในการสื่อสารมากยิ่งขึ้น คุณควรที่จะใคร่ครวญประเมินความต้องการคร่าวๆ ของบริษัทที่คุณกำลังจะสมัครงานดูว่า เขาต้องการอะไรจากผู้ที่จะเข้ามาทำงานในตำแหน่งงานที่ว่าง อยู่นี้ และเมื่อพร้อมแล้วก็ลงมือเขียน และนำเสนอความเป็นตัวของคุณเองลงไป คำเตือน…“โปรดเตรียมเอกสารและหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้พร้อม” เริ่มลงมือ….. ว่ากันว่า ในการส่งจดหมายสมัครงานก็มีลำดับความสำคัญของเอกสารและเนื้อหาสาระ เหมือนกัน

สิ่งแรกที่บริษัททั่วไป ให้ความสนใจเหมือนๆกันก็คือ “ประวัติการเรียน” ในเบื้องต้นกระดาษแผ่นเดียว แผ่นนี้จะเป็นเสมือนเครื่องมือ ของผู้รับสมัครที่จะช่วย ในการพิจารณาให้รู้ได้ว่าคนที่มาสมัครคนนี้มีทุนทางการศึกษาขนาดไหน มีพื้นฐานความรู้ และความรับผิดชอบที่แสดงผลทางตัวเลขได้ตามเกณฑ์ที่บริษัทต้องการหรือไม่ ในกรณีนี้ ถ้าผลการเรียนของคุณดีก็ดีไป แต่ถ้าหากว่าผลการเรียนของคุณอุดมไปด้วยบาดแผล อันเนื่องจากการพลัดตกจากที่สูง ก็ขอให้ทำใจยอมรับความจริง และคิดเสียว่าอย่างน้อย กระดาษแผ่นนี้ของคุณก็ยังไม่ยับไม่ซีด เหมือนกระดาษของคนอื่นๆ ทั้งนี้เพื่อความสบายใจของตัวคุณเอง จากนั้นก็หันหน้ามาเอาจริงเอาจัง (หรือเอาดี) กับเรื่องถัดๆ ไปนี้แทน

เรื่องสำคัญประการต่อมาก็คือ “ประสบการณ์การทำงาน” เรื่องของการที่ใครอาบน้ำร้อนมาก่อนใครนี้ บริษัทส่วนมากจะใช้เกณฑ์การพิจารณา จากจำนวนปีที่ผู้สมัครเคยผ่านงานมาแล้ว โดยมักจะใช้คำที่เห็นกันบ่อยๆ ตามหน้าหนังสือพิมพ์ที่ว่า “ผู้สมัครต้องมีประสบการณ์ในตำแหน่งงานที่สมัครไม่น้อยกว่า 2 ปี” ประโยคนี้ฟังดูแล้วออกจะไร้น้ำใจไมตรีไปหน่อย เพราะนักศึกษาจบใหม่ได้เจอะเจอประโยคนี้ตามหน้าหนังสือพิมพ์เข้าจังๆ ก็มักจะออกอาการไม่ค่อยชอบกันนัก เพราะรู้สึกเหมือนถูกจำกัดสิทธิ และถูกจัดระเบียบสังคม (อีกแล้ว) คำตัดพ้อที่ได้ยินเสมอในเรื่องนี้ก็คือ “ถ้าทุกบริษัทจะเอาแต่คนมีประสบการณ์ พวกจบใหม่อย่างเรา มิต้องเดินเตะฝุ่นไปจนแก่เลยหรือ? แต่ช้าก่อน…ใครที่ปักใจคิดว่าถ้าไม่มีประสบการณ์ก็จะไม่มีงานก็ขอให้นึกถึงคำพระที่ว่านี้ก่อน “อย่าเพิ่งเชื่อจากที่ฟังตามกันมา” ความเป็นจริงแล้วเชื่อหรือไม่ว่าบริษัทส่วนใหญ่ ยังต้องการรับคุณๆ ที่เพิ่งจบมาใหม่กันทั้งนั้น เพียงแต่ตามธรรมชาติคนที่คนจบใหม่มักจะใฝ่ฝันหางานที่ดีที่สุดสำหรับตัวเองเสมอ ประกอบกับเวลาเปิดหนังสือพิมพ์ในหน้าสมัครงาน มักจะกวาดตามองไปแต่บริษัทใหญ่ๆ ที่ตัวเองรู้จักและตำแหน่งงานที่ดูดีเสียจนต้องอาศัยคนมีประสบการณ์เท่านั้น ที่จะมาดูแล จึงทำให้มักจะมองหางานที่เหมาะสำหรับตัวเองไม่เจอ สาเหตุที่บริษัทส่วนใหญ่ต้องการนักศึกษาที่จบใหม่นั้น ก็มีหลายประการ กล่าวคร่าวๆก็เพราะว่าคุณก็เหมือนธนูที่เพิ่งถูกยิงออกมาจากแหล่ง ทั้งร้อนแรง สดใส และเปี่ยมไปด้วยความกระตือรือร้น ที่สำคัญก็คือฐานเงินเดือนยังไม่สูง แต่สามารถเลือกคนเก่งได้ อย่างไรก็ตามคงปฏิเสธไปไม่ได้ว่า การมีประสบการณ์อยู่บ้างก็เป็นเรื่องที่ดีจริงๆ เพราะสำหรับคนที่ขวนขวายไปฝึกทดลองงานมาหรือเคยทำงานไปด้วยเรียนไปด้วยมาก่อนแล้ว พอเรียนจบมาก็จะถือได้ว่ามีแต้มต่อคู่แข่ง ล่วงหน้าคนอื่นไปก่อนแล้วหนึ่งก้าว และแม้ว่าจากการพิจารณาผลการเรียนในเบื้องต้นของคุณอาจจะไม่ดีนัก แต่สถานการณ์ก็อาจพลิกกลับมาอยู่ตรงจุด ที่ไล่มาทันกันพอดีได้

เมื่อผ่านสองข้อแรกแล้ว เรื่องต่อมาก็คือ “ภาวะทางจิตวิทยาในเบื้องต้น” ภาวะดังกล่าวผู้รับสมัครมืออาชีพจะสามารถพิจารณาเป็นข้อมูลในเบื้องต้น (ก่อนที่จะพิจารณาอย่างถ้วนถี่อีกครั้งหลังจากเรียกคุณมาสัมภาษณ์) ได้จากรายละเอียดปลีกย่อยจำพวก การเข้าฟังอบรมสัมมนา งานอดิเรก รวมถึงกีฬาที่คุณชื่นชอบ เช่นถ้าคุณมักจะชอบเข้าฟังการสัมมนาหรืออบรมในหัวข้อที่เป็นประโยชน์ ก็ส่อเค้าได้ว่าคุณเป็นคนที่รักที่จะแสวงหาความรู้เพิ่มเติม หรือถ้าหากคุณชอบตกปลา คุณก็น่าจะมีโอกาสสูงที่จะเป็นคนใจเย็นและรู้จักรอคอยโอกาส ขณะเดียวกันก็อาจจะเป็นไปได้ที่คุณจะเป็นคนเก็บตัวและมีระดับของการมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้คนอยู่ในเกณฑ์ต่ำ มีคำแนะนำที่น่าสนใจบอกว่า ถ้าหากคุณยังมีกีฬาหรือกิจกรรมอื่นที่ชื่นชอบอยู่อีกก็กรุณาเขียนใส่ลงไปด้วย เพราะสิ่งที่คุณชอบนอกเหนือไปจากการตกปลาอาจจะแสดงออกได้ว่าคุณเป็นคนที่อยู่ร่วมกับผู้อื่นได้ดี เช่นคุณอาจจะชอบเล่นฟุตบอล หรือร่วมกิจกรรมการแข่งขันแรลี่ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของการทำงานเป็นทีม อย่างไรก็ดีคุณควรกรอกข้อมูลที่ตรงกับความเป็นจริง ค่อยๆนึก อย่าใส่ไปตามใจชอบหรือเขียนอย่างเอาสีข้างเข้าถู คำเตือน…“ถ้าพิจารณาทั้งสามข้อแล้วไม่ยังพร้อมซักอย่าง ก็ถึงเวลาต้องวัดดวง (โปรดดูจากเรื่องที่จะกล่าวต่อไป…”

นอกจากสามเรื่องนี้แล้ว เรื่ององค์ประกอบต่างๆที่อยู่ในจดหมายสมัครงาน ก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นเดียวกัน เช่นเรื่องของการเขียน การเขียนที่น่าประทับใจและมีเสน่ห์อาจจะทำให้ดวงของคุณดีขึ้นจนมีโอกาสถูกเชิญไปสอบสัมภาษณ์เพื่อดูตัวก็เป็นได้ แต่ปัญหาอยู่ที่ว่า แล้วจะเขียนอย่างไร?

เรื่องนี้มีผู้เชี่ยวชาญแนะนำไว้กว้างๆ ว่า ต้องเขียนอย่างมีข้อมูล, ใช้คำที่สุภาพแต่ใกล้ชิด, ถ่ายทอดวัตถุประสงค์หรือความต้องการออกมาได้อย่างชัดเจน เป็นลำดับขั้นตอน, ต้องสั้น และไม่มีคำผิด และที่สำคัญคือต้องใส่ความจริงใจลงไป

ฟังดูแล้วถ้าจะให้สมบูรณ์ตามนี้คงไม่ใช่เรื่องง่ายๆ แต่ก็เป็นหลักเกณฑ์ที่ดีและน่าทดลอง นำไปใช้เป็นกรอบการเขียนได้เป็นอย่างดี ขอแนะนำเพิ่มเติมอีกข้อว่า หาผู้เชี่ยวชาญมาช่วยอ่านช่วยวิจารณ์สิ่งที่คุณเขียนสักคนได้ก็ดี แต่สุดท้ายจดหมายของคุณจะน่าสนใจหรือเปล่านั้น ต้องไปถามคนที่เรียกคุณสัมภาษณ์ดูเอาเอง

อีกองค์ประกอบหนึ่งที่อาจทำให้โชคหรือดวงของคุณดีขึ้นได้ก็คือ รูปถ่าย หลายคนดูแคลน และไม่ใส่ใจกับรูปถ่ายของตัวเอง โดยเฉพาะผู้ชาย (แท้ๆ) และอาจจะรวมถึงนัก(ศึกษา)บัญชีอย่างเราๆ เพราะเห็นว่ามันไม่เกี่ยวอะไรเลยกับการทำงาน แต่ลืมนึกไปถึงเรื่องสำคัญอีกสองเรื่องคือ หนึ่ง..ตอนนี้คุณยังไม่ได้งาน และ สอง..ผู้ที่จะรับคุณเข้าทำงานยังไม่เคยรู้จักคุณมาก่อนเลย

สาเหตุที่สมัยนี้รูปถ่ายในการสมัครงาน มีความสำคัญไม่น้อย ก็เพราะบริษัทส่วนใหญ่ในปัจจุบัน มักจะเลือกผู้สมัครด้วยการพิจารณาบุคลิกภาพประกอบด้วย มีเหตุผลโดยไม่ต้องเคอะเขิน ที่จะให้เวลาและใส่ใจกับมันสักหน่อย แต่ก็ไม่จำเป็นต้องถึงขั้นตกแต่งจนสวยเลิศเลอเกินจริง เสียจนคนรับสมัครคิดว่าคุณเป็นคนละคนกับในรูปถ่าย ขอแค่ให้รูปออกมาสดใสดูดีก็น่าจะเพียงพอ

นี่คือภาพกว้างๆ สำหรับการเขียนจดหมายสมัครงาน ซึ่งความจริงแล้วยังมีประเด็นอื่นๆ ที่น่าสนใจอีกมาก รวมถึงตัวอย่างที่ดีและไม่ดีนัก โปรดติดตามในตอนต่อๆไป….